Gérer les e-mails au client et à vous
En bref
- Ce que vous obtenez
- Savoir quels e-mails partent, quand, et comment les modifier.
- Durée
- 10 minutes
- Forfait
- Tous les forfaits (modèles et rappels uniquement Unlimited)
Avant de commencer
L’adresse de vos alertes se règle dans l’assistant de configuration ou dans Paramètres, champ E-mail de notification (Admin).
Les e-mails envoyés
| Destinataire | Quand | Désactivable ? | |
|---|---|---|---|
| Demande reçue | Client | Juste après l’envoi du formulaire | Non : obligation légale |
| Demande approuvée | Client | Quand vous cliquez sur Approuver le retour | Non |
| Demande refusée | Client | Quand vous confirmez le refus | Non |
| Réception de la marchandise | Client | Quand vous cliquez sur Confirmer la réception (Grow et Unlimited) | Oui |
| Remboursement effectué / Remboursement partiel | Client | Quand le remboursement est fait | Oui, pour les remboursements faits depuis l’application |
| Nouvelle demande | Vous | À chaque nouvelle demande | Oui |
| Confirmation de remboursement (pour vous) | Vous | Quand vous remboursez depuis l’application | Oui, avec l’option des alertes à vous |
| Rappel : à évaluer / remboursement en attente | Vous | Après le nombre de jours choisi (Unlimited) | Oui |
Les e-mails au client sont rédigés dans la langue choisie dans Paramètres › Langue de l’interface et e-mail admin, et non dans la langue du client.
Activer ou désactiver les e-mails
- Allez dans Applications › IFG Returns › Paramètres, section Automatisations et Esthétique.
- Envoyer un e-mail de confirmation automatique au client : décide si le client reçoit l’e-mail de réception de la marchandise et celui du remboursement fait depuis l’application. L’accusé de réception de la demande part toujours.
- M’envoyer un e-mail de notification à chaque nouvelle rétractation : décide si vous recevez un e-mail à chaque nouvelle demande, à l’adresse du champ E-mail de notification (Admin).
-
Cliquez sur Enregistrer en haut.
Ce que vous verrez : le message « Modifications enregistrées avec succès! »
Les deux options sont activées par défaut.
Envoyer un e-mail de test
- Dans Paramètres, section Intégration et Formulaire, vérifiez l’adresse du champ E-mail de notification (Admin).
-
Cliquez sur Envoyer un e-mail de test.
Ce que vous verrez : à côté du bouton, le message « E-mail de test envoyé avec succès! » et, peu après, l’e-mail dans votre boîte.
S’il n’arrive pas, regardez dans les courriers indésirables.
Modifier les textes des e-mails (forfait Unlimited)
- Allez dans Applications › IFG Returns › E-mail.
- Dans le menu Langue des templates, choisissez la langue à modifier.
- Chaque carte est un e-mail : « Demande reçue », « Demande approuvée », « Remboursement effectué », « Remboursement partiel », « Demande refusée », « Confirmation de remboursement (pour vous) », « Rappel : à évaluer », « Rappel : remboursement en attente ». Modifiez Objet et Corps (HTML supporté).
- Insérez au besoin les variables de la carte « Variables disponibles : » :
{order_number}(numéro de commande),{reason}(motif du refus),{shop_name}(nom de la boutique),{refund_amount}(montant remboursé),{days}(jours écoulés, rappels uniquement). -
Cliquez sur Tout enregistrer.
Ce que vous verrez : le message « Templates enregistrés avec succès ! »
Attention : les modèles partent chez vos clients. Ne supprimez pas les informations obligatoires, comme les données de la demande dans l’accusé de réception.
Avec Free et Grow, la page affiche les textes sans permettre de les modifier : en haut figure la ligne « La modification des templates est disponible uniquement avec le Plan Unlimited. » avec la pastille Unlimited →.
Rappels automatiques (forfait Unlimited)
Les rappels sont des e-mails qui vous préviennent quand une demande reste en attente.
- Allez dans Paramètres, section Rappels automatiques.
- Cochez Activer les rappels automatiques.
- Dans Me rappeler si non évalué après (jours), choisissez après combien de jours être prévenu pour une demande pas encore évaluée (3 par défaut).
- Dans Me rappeler si non remboursé après (jours), choisissez après combien de jours être prévenu pour une demande approuvée mais pas encore remboursée (5 par défaut).
- Pour voir l’e-mail, cliquez sur Envoyer un rappel de test.
- Cliquez sur Enregistrer en haut.
Envoyer les e-mails depuis votre domaine (forfait Unlimited)
Par défaut, les e-mails partent du service d’envoi de l’application. Avec votre propre serveur SMTP, ils partent de votre adresse, par exemple info@votreboutique.fr.
- Allez dans Paramètres et ouvrez Options avancées.
- Dans Configurer le serveur SMTP (Optionnel), remplissez SMTP Host, SMTP Port, SMTP Username et SMTP Password avec les informations de votre fournisseur de messagerie.
- Cliquez sur Envoyer un e-mail de test dans Intégration et Formulaire pour tester.
- Cliquez sur Enregistrer.
En cas de problème
Je ne reçois pas les alertes de nouvelles demandes. Vérifiez que E-mail de notification (Admin) est rempli et que M’envoyer un e-mail de notification à chaque nouvelle rétractation est coché. Cliquez ensuite sur Envoyer un e-mail de test et regardez aussi dans les indésirables.
Avec mon SMTP, l’e-mail de test ne part pas. Vérifiez hôte, port, identifiant et mot de passe avec votre fournisseur. Si l’un des quatre champs est vide, l’application utilise le service d’envoi standard.