E-Mails an Kunden und an Sie verwalten
Auf einen Blick
- Ergebnis
- Wissen, welche E-Mails wann rausgehen und wie Sie sie ändern.
- Dauer
- 10 Minuten
- Tarif
- Alle Tarife (Vorlagen und Erinnerungen nur Unlimited)
Bevor Sie beginnen
Die Adresse für Ihre Benachrichtigungen legen Sie im Einrichtungsassistenten oder unter Einstellungen im Feld Benachrichtigungs-E-Mail (Admin) fest.
Diese E-Mails gehen raus
| An | Wann | Abschaltbar? | |
|---|---|---|---|
| Anfrage erhalten | Kunde | Direkt nach dem Absenden des Formulars | Nein: gesetzlich vorgeschrieben |
| Anfrage genehmigt | Kunde | Wenn Sie auf Rückgabe genehmigen klicken | Nein |
| Anfrage abgelehnt | Kunde | Wenn Sie die Ablehnung bestätigen | Nein |
| Wareneingang | Kunde | Wenn Sie auf Wareneingang bestätigen klicken (Grow und Unlimited) | Ja |
| Rückerstattung erteilt / Teilrückerstattung | Kunde | Wenn erstattet ist | Ja, für Erstattungen aus der App |
| Neue Anfrage | Sie | Bei jeder neuen Anfrage | Ja |
| Rückerstattungsbestätigung (an Sie) | Sie | Wenn Sie aus der App erstatten | Ja, mit der Option für Benachrichtigungen an Sie |
| Erinnerung: zu prüfen / Rückerstattung ausstehend | Sie | Nach den von Ihnen gewählten Tagen (Unlimited) | Ja |
E-Mails an Kunden sind in der Sprache verfasst, die unter Einstellungen › Sprache der Oberfläche und Admin-E-Mail gewählt ist, nicht in der Sprache des Kunden.
E-Mails ein- oder ausschalten
- Gehen Sie zu Apps › IFG Returns › Einstellungen, Bereich Automatisierung und Aussehen.
- Automatische Bestätigungs-E-Mail an den Kunden senden: legt fest, ob der Kunde die E-Mail zum Wareneingang und die zur Erstattung aus der App erhält. Die Eingangsbestätigung der Anfrage geht immer raus.
- Benachrichtigungs-E-Mail an mich (Händler) für jeden neuen Widerruf senden: legt fest, ob Sie für jede neue Anfrage eine E-Mail an die Adresse unter Benachrichtigungs-E-Mail (Admin) erhalten.
-
Klicken Sie oben auf Speichern.
Das sehen Sie: die Meldung „Einstellungen erfolgreich gespeichert!“
Beide Optionen sind standardmäßig eingeschaltet.
Test-E-Mail senden
- Prüfen Sie unter Einstellungen, Bereich Integration und Formular, die Adresse in Benachrichtigungs-E-Mail (Admin).
-
Klicken Sie auf Test-E-Mail senden.
Das sehen Sie: neben dem Button die Meldung „Test-E-Mail erfolgreich gesendet!“ und kurz darauf die E-Mail in Ihrem Postfach.
Kommt sie nicht an, sehen Sie im Spam-Ordner nach.
E-Mail-Texte ändern (Tarif Unlimited)
- Gehen Sie zu Apps › IFG Returns › E-Mail.
- Wählen Sie im Menü Template-Sprache die Sprache, die Sie bearbeiten möchten.
- Jede Karte ist eine E-Mail: „Anfrage erhalten“, „Anfrage genehmigt“, „Rückerstattung erteilt“, „Teilrückerstattung“, „Anfrage abgelehnt“, „Rückerstattungsbestätigung (an Sie)“, „Erinnerung: zu prüfen“, „Erinnerung: Rückerstattung ausstehend“. Ändern Sie Betreff und Inhalt (HTML unterstützt).
- Fügen Sie bei Bedarf die Variablen aus der Karte „Verfügbare Variablen:“ ein:
{order_number}(Bestellnummer),{reason}(Ablehnungsgrund),{shop_name}(Shopname),{refund_amount}(erstatteter Betrag),{days}(vergangene Tage, nur Erinnerungen). -
Klicken Sie auf Alles speichern.
Das sehen Sie: die Meldung „Templates erfolgreich gespeichert!“
Achtung: Die Vorlagen gehen an Ihre Kunden. Löschen Sie keine Pflichtangaben, etwa die Angaben der Anfrage in der Eingangsbestätigung.
In den Tarifen Free und Grow zeigt die Seite die Texte, lässt sie aber nicht bearbeiten: Oben steht „Die Bearbeitung von E-Mail-Vorlagen ist nur mit dem Unlimited Plan verfügbar.“ mit der Pille Unlimited →.
Automatische Erinnerungen (Tarif Unlimited)
Erinnerungen sind E-Mails an Sie, wenn eine Anfrage liegen bleibt.
- Gehen Sie unter Einstellungen zum Bereich Automatische Erinnerungen.
- Haken Sie Automatische Erinnerungen aktivieren an.
- Wählen Sie unter Erinnern, wenn nicht bearbeitet nach (Tagen), nach wie vielen Tagen Sie bei einer noch nicht geprüften Anfrage erinnert werden (Standard 3).
- Wählen Sie unter Erinnern, wenn nicht erstattet nach (Tagen), nach wie vielen Tagen Sie bei einer genehmigten, noch nicht erstatteten Anfrage erinnert werden (Standard 5).
- Um die E-Mail zu sehen, klicken Sie auf Test-Erinnerung senden.
- Klicken Sie oben auf Speichern.
E-Mails von Ihrer eigenen Domain senden (Tarif Unlimited)
Standardmäßig versendet der Versanddienst der App die E-Mails. Mit einem eigenen SMTP-Server kommen sie von Ihrer Adresse, zum Beispiel info@ihrshop.de.
- Gehen Sie zu Einstellungen und öffnen Sie Erweiterte Optionen.
- Füllen Sie unter SMTP-Server konfigurieren (Optional) die Felder SMTP Host, SMTP Port, SMTP Username und SMTP Password mit den Daten Ihres E-Mail-Anbieters aus.
- Klicken Sie im Bereich Integration und Formular auf Test-E-Mail senden, um die Einrichtung zu testen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Wenn etwas nicht klappt
Ich erhalte keine Benachrichtigungen über neue Anfragen. Prüfen Sie, ob Benachrichtigungs-E-Mail (Admin) ausgefüllt und Benachrichtigungs-E-Mail an mich (Händler) für jeden neuen Widerruf senden angehakt ist. Klicken Sie dann auf Test-E-Mail senden und sehen Sie auch im Spam nach.
Mit meinem SMTP geht die Test-E-Mail nicht raus. Prüfen Sie Host, Port, Benutzername und Passwort mit Ihrem E-Mail-Anbieter. Ist eines der vier Felder leer, nutzt die App den Standard-Versanddienst.