Contrôler les recettes et les commandes à vérifier
En bref
- Ce que vous obtenez
- Savoir si le registre correspond aux recettes Shopify et quelles commandes vérifier.
- Durée
- 10 minutes
- Forfait
- Grow et Unlimited
Avant de commencer
La section “Revenue” se trouve sur la page “Register & Revenue”, sous le registre. Le rapprochement journalier exige le forfait Grow ou Unlimited : avec Free, dans le registre d’un jour, d’un mois ou d’une période, vous voyez à la place l’encadré “Daily reconciliation” avec le bouton “Grow →”. Pour changer de forfait, lisez Forfaits et paiement.
Ouvrir le rapprochement
- Dans le menu de l’application, choisissez “Register & Revenue”.
- Choisissez la période comme expliqué dans Consulter le registre et cliquez sur “View”.
-
Faites défiler jusqu’au titre “Revenue”.
Ce que vous verrez : un tableau avec les colonnes “Item” et “Total” et quatre lignes. Dessous se trouve le tableau “Orders to check”.
Conseil : dans la page “Overview”, le bouton “Go to Revenue →” de l’encadré “Needs review” ouvre directement cette section pour la période que vous regardiez.
Lire les quatre lignes
| Ligne | Ce qu’elle signifie |
|---|---|
| “Net Shopify revenue” | Ce que vous avez encaissé ce jour-là ou sur la période selon Shopify, remboursements déduits. |
| “Sales register” | Ce qui a été inscrit au registre pour le même jour ou la même période. |
| “Excluded because invoiced” | La part des recettes Shopify provenant de commandes avec des données de facturation (numéro de TVA, code fiscal ou code SDI), donc hors des recettes journalières. |
| “Discrepancy” | La part des recettes Shopify qui n’est ni au registre ni exclue car facturée. |
Si “Discrepancy” est à zéro, tout concorde. Sinon, il y a quelque chose à vérifier dans les commandes listées dessous. Quand l’écart dépasse la tolérance du contrôle, une bannière rouge s’affiche aussi en haut et vous invite à vérifier les commandes, les remboursements et les commandes facturées.
Chaque ligne a une icône d’information avec la même explication.
Vérifier une commande
- Dans le tableau “Orders to check”, regardez les colonnes “Order”, “Amount” et “Reason”.
-
Cliquez sur l’icône d’information à côté du motif pour lire l’explication complète.
Ce que vous verrez : une fenêtre avec le numéro de commande (« Order … » ou « Refund for order … » pour un remboursement), “Amount:”, “Day:” et tous les motifs avec ce qu’il faut vérifier.
- Ouvrez la commande dans Shopify (Admin › Commandes) et vérifiez ce qu’indique le motif.
- Si nécessaire, signalez la commande à votre expert-comptable.
- Cliquez sur “Close” pour revenir à la liste.
L’application ne modifie jamais les montants d’elle-même : la liste vous aide à trouver vite ce qu’il faut regarder. S’il y a beaucoup de commandes, le tableau les affiche par pages ; sur de longues périodes, vous voyez au plus les 200 premières, il vaut alors mieux réduire la période.
Les motifs les plus fréquents
| Motif | Ce qu’il faut vérifier |
|---|---|
| “Invoice to confirm” | La commande est exclue car elle a des données de facturation. Vérifiez que la facture a bien été émise. |
| “Uncertain invoice data” | On ne sait pas si la commande a des données de facturation : elle a été incluse par prudence. Vérifiez les champs numéro de TVA, code fiscal ou SDI. |
| “Total doesn’t match” | Le total des lignes ne correspond pas au total de la commande. Vérifiez lignes, remises et taxes. |
| “Rate on foreign country” | Un taux appliqué à une destination hors UE ou non reconnue. Vérifiez pays et taxe. |
| “No destination or VAT” | Pas de TVA et destination non reconnue. Vérifiez l’adresse et les taxes de la commande. |
| “Multiple rates on line” | La même ligne a plusieurs taux : l’application ne choisit pas seule. |
| “Non-standard rate (N%)” | Un taux autre que 4 %, 5 %, 10 % et 22 %. Vérifiez qu’il est correct. |
| “Adjustment to classify” | Un ajustement (par exemple un remboursement des seuls frais de port) inclus sans deviner le taux. |
| “Reversal on invoiced order” | Le remboursement concerne une commande facturée : il ne touche pas le registre. Vérifiez l’avoir. |
| “Reversal to classify” | Le pays de la commande d’origine n’a pas pu être retrouvé pour ce remboursement. |
| “Refund to confirm” / “Refund not calculable” | Vérifiez le montant du remboursement dans Shopify. |
| “Total not calculable” | Le total de la commande ne se déduit pas des données Shopify : vérifiez-le sur la commande. |
| “Took place on (date)” | L’opération est arrivée alors que son jour était déjà clôturé : elle est inscrite au jour en cours, avec la date réelle. |
| “VAT of (mois)” | La TVA de cette opération relève du mois indiqué, même si elle est inscrite le mois suivant. Votre expert-comptable en a besoin pour la liquidation de TVA. |
| “Correction of (date)” | Le montant de la commande a changé après la clôture du jour : seule la différence est inscrite. |
| “Payment date to check” | L’application n’a pas pu lire les paiements de la commande et a utilisé la date de commande. Vérifiez la date de paiement. |
En cas de problème
Une bannière jaune indique « Some data isn’t up to date due to a temporary error. Reload the page. ». Le rapprochement ne s’est pas chargé. Rechargez la page dans un instant.
Je vois « No data for the selected day ». Il n’y a pas de recettes enregistrées à comparer ce jour-là.
L’écart n’est pas à zéro mais la liste est vide. Vérifiez dans Shopify les remboursements et les commandes facturées de ce jour. Si vous ne trouvez pas la cause, écrivez à l’assistance en indiquant le jour et le montant : En cas de problème.