Envoyer le registre automatiquement à l'expert-comptable
En bref
- Ce que vous obtenez
- Le registre qui arrive tout seul chez votre expert-comptable, chaque mois ou chaque semaine.
- Durée
- 5 minutes
- Forfait
- Unlimited
Avant de commencer
- L’envoi automatique exige le forfait Unlimited. Avec Free et Grow, la section “Sending to your accountant” de “Settings” affiche l’encadré “Automatic sending to your accountant” avec le bouton “Unlimited →”. Vous pouvez toujours télécharger le fichier depuis “Export” (forfait Grow) et l’envoyer vous-même.
- Gardez sous la main l’adresse e-mail de votre expert-comptable.
Ce qui part, et quand
- Avec “Monthly”, au jour du mois choisi, l’application envoie le mois précédent entier. Exemple : avec le jour 5, octobre part le 5 novembre.
- Avec “Weekly”, au jour de la semaine choisi, elle envoie les 7 derniers jours écoulés, jusqu’à hier.
- Votre expert-comptable reçoit un seul fichier, au format choisi : Excel ou PDF.
Programmer l’envoi
- Dans le menu de l’application, choisissez “Settings”.
- Dans la section “Sending to your accountant”, saisissez l’adresse dans le champ “Accountant’s email”.
- Dans le menu “Sending frequency”, choisissez “Monthly” ou “Weekly”.
- Choisissez le jour :
- avec “Monthly”, saisissez dans “Day of the month” un nombre de 1 à 28 (cette limite évite les mois trop courts) ;
- avec “Weekly”, choisissez le jour dans “Day of the week”.
-
Dans le menu “File format to send”, choisissez “Excel (.xlsx)” ou “PDF”.
Ce que vous verrez : dès que vous modifiez un champ, la barre Shopify avec “Save” et “Discard” apparaît en haut de l’administration.
-
Cliquez sur “Save” dans la barre du haut (ou sur “Save settings” en haut de la page).
Ce que vous verrez : le message « Settings saved. » en bas de l’écran. La barre disparaît.
Attention : à partir de maintenant, l’application envoie de vrais e-mails à l’adresse saisie, à la fréquence choisie. Vérifiez bien l’adresse avant d’enregistrer.
Tester avec un e-mail d’essai
Avant d’attendre le premier envoi, vérifiez que l’e-mail arrive vraiment.
-
Sous “Accountant’s email”, cliquez sur “Send test email”. Le bouton n’est actif que si le champ e-mail est rempli.
Ce que vous verrez : la fenêtre « Which file do you want to receive as a test? ».
-
Cliquez sur “PDF” ou “Excel”, selon le fichier à tester. Ce choix ne vaut que pour l’essai et ne modifie pas votre réglage enregistré.
Ce que vous verrez : le message « Test email sent to (adresse), with (nom du fichier) attached. ».
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Vérifiez la boîte de réception de votre expert-comptable, ou demandez-lui si l’e-mail est arrivé.
Attention : l’e-mail d’essai est un vrai e-mail, avec en pièce jointe le registre de la période que l’expert-comptable recevrait avec l’envoi automatique. Vous pouvez en envoyer au maximum 3 toutes les 15 minutes.
Personnaliser l’e-mail (facultatif)
- Dans “Settings”, ouvrez “Advanced options”.
- Dans la partie “Customize the email”, saisissez le “Subject” (objet). S’il reste vide, l’objet par défaut est utilisé : « Registro corrispettivi (boutique) — (période) ».
- Pour faire apparaître la période du rapport, cliquez sur ”+ Insert the period” sous le champ. Le texte reçoit
{periodo}, remplacé par la vraie période au moment de l’envoi (par exemple « 2026-07 »). - Dans “Message body”, rédigez le texte de l’e-mail. Vous pouvez aussi y utiliser ”+ Insert the period”.
- Cliquez sur “Save”.
Vous voulez que l’e-mail parte de votre propre domaine plutôt que de celui d’IFG ? Remplissez “Custom email server (SMTP)”, également dans “Advanced options” : c’est expliqué dans Tous les paramètres.
En cas de problème
L’e-mail d’essai n’arrive pas. Vérifiez l’adresse et le dossier des indésirables. Si vous utilisez votre propre serveur SMTP, vérifiez l’hôte, le port, l’utilisateur et le mot de passe. Si l’envoi échoue, l’application affiche une bannière rouge qui commence par « Sending failed: », suivie du motif.
Je vois « You’ve already sent 3 test emails in the last 15 minutes. » C’est une limite de sécurité, qui protège la réputation du domaine d’envoi des e-mails. Attendez le délai indiqué dans le message et réessayez.
Le champ « Day of the month » signale une erreur. Le nombre doit être compris entre 1 et 28.